Urssaf · Déclaration · Délais légaux · RGPD
Gestion administrative au pair — déclaration Urssaf, délais et checklist
La déclaration d'embauche sous 8 jours, la DNS trimestrielle, l'assiette forfaitaire au 01/06/2026, une checklist interactive et un tableau conformité automatisée vs démarches manuelles — montants, délais et sources officielles.
Réponse directe
Gérer administrativement un au pair, c'est tenir quatre échéances : la convention d'accueil écrite avant le premier jour, la déclaration d'embauche à l'Urssaf sous 8 jours, le paiement des cotisations patronales sur l'assiette forfaitaire « stagiaire aide familial étranger » (689,36 €/mois au 01/06/2026, ≈ 259,50 €/mois de cotisations, taux 37,64 %), et la déclaration nominative simplifiée (DNS) chaque trimestre — 30/04 · 31/07 · 31/10 · 31/01. L'emploi au pair ne se déclare ni au Cesu ni à Pajemploi. La famille est l'employeur et la seule redevable ; l'au pair ne paie aucune cotisation sur son argent de poche.
Vérifié par l'Équipe Conformité d'AuPair Connect · Dernière mise à jour : 23/09/2026.
Pas sûr de ce qu’est un au pair, exactement ? La définition, le rôle et les règles.
1. Les obligations administratives et leurs délais
La gestion administrative d'un au pair n'est pas un seul acte, mais une séquence d'échéances, chacune avec son délai légal et sa source. Lisez-les dans l'ordre : la convention d'abord, la déclaration d'embauche sous 8 jours ensuite, puis les obligations récurrentes.
- 1
Convention d'accueil écrite
Avant le début du séjour
Dates, heures hebdomadaires dans le plafond national (5 h/jour, 25 h/semaine), tâches à caractère familial ou ménager, argent de poche, chambre individuelle et repas, préavis et conditions de rematch. Signée par les deux parties avant le premier jour.
Source : Service-Public.fr — F13348
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Déclaration d'embauche à l'Urssaf
Sous 8 jours après l'embauche
C'est cette déclaration qui immatricule l'employeur (la famille d'accueil) auprès de l'Urssaf de son domicile, au titre de la catégorie « stagiaire aide familial étranger ». Ce n'est ni un Cesu, ni une Pajemploi. L'échéance des 8 jours est ferme.
Source : Urssaf — particulier employeur ; Légifrance CSS
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Cotisations patronales sur assiette forfaitaire
Calcul mensuel, dû au trimestre
Au 01/06/2026 : assiette forfaitaire 13 × Smic horaire/semaine (160,03 €) ou 56 × Smic horaire/mois (689,36 €). Cotisations ≈ 259,50 €/mois (≈ 778,50 €/trimestre), taux effectif 37,64 %. Seules les cotisations patronales sont dues.
Source : Urssaf — taux & barèmes au 01/06/2026
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Déclaration nominative simplifiée (DNS)
Chaque trimestre — 30/04 · 31/07 · 31/10 · 31/01
La DNS est renvoyée chaque trimestre avec le paiement des cotisations. C'est l'échéance récurrente qu'une routine administrative doit rappeler sans attendre : un oubli trimestriel se régularise avec majoration.
Source : Urssaf — échéances déclaratives
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Respect des plafonds horaires
En continu
Les tâches à caractère familial ou ménager sont plafonnées à 5 h/jour et 25 h/semaine (Accord européen de Strasbourg du 24/11/1969, art. 9). Le dépassement peut faire requalifier l'accueil en emploi domestique : la déclaration et le calcul changent alors entièrement.
Source : Conseil de l’Europe — Accord de Strasbourg (art. 9)
- 6
Archivage et conservation
Durée du séjour + délai légal
Conservez la convention signée, les déclarations et les justificatifs de paiement de façon horodatée. Ne partagez les pièces d'identité que via un canal sécurisé et supprimez les données personnelles devenues inutiles (RGPD art. 5).
Source : RGPD — art. 5 (minimisation, conservation)
Si vous n'avez pas encore choisi de candidat, commencez par la sélection et la vérification d'un candidat au pair. Pour budgéter l'accueil, notre guide du coût d'un au pair détaille chaque poste, cotisations comprises.
2. L'Urssaf en pratique — les faits chiffrés et leur année de référence
Chaque montant ci-dessous porte son année de référence et sa source. C'est la règle que nous appliquons à tout contenu juridique : un chiffre sans date ni source n'est pas publiable.
| Point | Valeur (référence 2026) | Source |
|---|---|---|
| Délai de déclaration d'embauche | 8 jours | Urssaf — particulier employeur |
| Échéances de la DNS | 30/04 · 31/07 · 31/10 · 31/01 | Urssaf — échéances déclaratives |
| Assiette forfaitaire mensuelle | 689,36 € (56 × Smic horaire) | Urssaf — barèmes au 01/06/2026 |
| Cotisations patronales | ≈ 259,50 €/mois · taux 37,64 % | Urssaf — barèmes au 01/06/2026 |
| Plafond horaire | 5 h/jour · 25 h/semaine | Accord de Strasbourg (art. 9) |
Le point qui coûte le plus cher
La confusion entre dispositifs. L'emploi d'un au pair se déclare à l'Urssaf au titre de la catégorie « stagiaire aide familial étranger » — pas au Cesu, pas à Pajemploi. Le « salarié au pair » est un dispositif distinct : déclarer dans la mauvaise case revient à une déclaration incorrecte, qu'il faut ensuite corriger.
Pour visualiser l'impact du nombre d'heures déclarées sur les cotisations, notre calculateur de cotisations Urssaf applique la même assiette forfaitaire sourcée. Pour la valorisation logement et nourriture, voyez le coût complet d'un accueil.
Montants indicatifs au 01/06/2026, susceptibles d'évoluer au gré des barèmes officiels. Ne remplace pas l'outil officiel Urssaf ni un conseil comptable.
Sources officielles (vérifiées en septembre 2026) : Urssaf — taux et barèmes au 01/06/2026 ; Urssaf — particulier employeur (déclaration sous 8 jours, DNS) ; Service-Public.fr F13348 ; Légifrance — CSS art. L133-5-6 à L133-5-12 ; Accord de Strasbourg (art. 9) ; 22 CFR §62.31 ; Bundesagentur für Arbeit. AuPair Connect ne peut être tenu responsable des changements législatifs postérieurs à la date de vérification ni de l'interprétation des textes cités.
3. La checklist administrative interactive
Cochez chaque étape au fur et à mesure. La coche est locale à votre navigateur : rien n'est envoyé, rien n'est conservé sur nos serveurs — conforme à la minimisation des données (RGPD art. 5).
0 sur 8 étapes cochées.
Checklist générale, pas un conseil juridique. Confirmez toujours les montants et délais auprès de l'Urssaf ou de l'autorité compétente avant l'échéance.
4. Conformité automatisée vs démarches manuelles
L'automatisation ne change pas la loi : elle supprime les oublis et les erreurs de calcul qui, eux, coûtent des majorations. Ce tableau sépare honnêtement ce qu'un outil peut garantir de ce qui reste votre responsabilité d'employeur.
| Critère | Démarches manuelles | Suivi automatisé |
|---|---|---|
| Rappel des échéances | Calendrier personnel ; l'échéance des 8 jours et les 4 dates de DNS se confondent facilement | Rappels programmés sur chaque échéance légale, jusqu’à l’accusé de réception |
| Calcul des cotisations | Recalcul manuel de l'assiette forfaitaire (13×/56× Smic) et du taux à chaque changement de barème | Calcul sur la valeur de référence datée, recalculé au changement de barème |
| Assiette et catégorie | Risque de confondre « stagiaire aide familial » et « salarié au pair », Cesu et Pajemploi | Catégorie déclarative guidée ; les dispositifs exclus sont écartés par construction |
| Conservation des pièces | Classeur ou e-mails épars ; archivage non horodaté | Convention et justificatifs horodatés, canal sécurisé pour les données personnelles |
| Plafonds horaires | Suivi de bonne volonté ; dépassement remarqué tardivement | Alerte au franchissement de 5 h/jour ou 25 h/semaine |
| Responsabilité légale | Reste entièrement à la famille, employeur | Reste entièrement à la famille — l'outil organise, il ne se substitue pas à l'employeur |
| Cas particuliers | Traités au cas par cas avec l'Urssaf | Signalés pour arbitrage humain ; aucune décision automatique sur un cas limite |
| Angle RGPD | Collecte souvent plus large que nécessaire | Minimisation par défaut, conservation limitée, base légale documentée (art. 6) |
Comparatif factuel ; aucun fournisseur nommé et aucune affirmation qu'un outil se substitue à l'employeur. La responsabilité légale de l'employeur reste entière.
La suite logique — transformer ces échéances en flux guidé — arrive avec l'automatisation documentaire et la génération de contrat conformes, dont cette fiche est la porte d'entrée. Avant la déclaration, il faut d'abord obtenir le visa et signer le contrat : voyez notre guide du visa et du contrat au pair.
5. Allemagne et États-Unis — où se dépose le dossier
Les obligations ne se déclarent pas au même endroit selon le pays d'accueil. Deux destinations structurent la comparaison.
Allemagne
- Contrat écrit obligatoire avant le début du séjour.
- Approbation de la Bundesagentur für Arbeit pour les ressortissants de pays tiers.
- Assurance obligatoire et cours de langue.
- Argent de poche minimum ≈ 280 €/mois (280–600 €/mois logé-nourri selon le référentiel).
Source : Bundesagentur für Arbeit.
États-Unis
- Programme J-1 encadré par le 22 CFR § 62.31.
- Placement via un sponsor désigné agréé par le State Department.
- Maximum 45 h/semaine et 10 h/jour ; minimum 32 h de formation à la garde d'enfants.
- Vérification des antécédents criminels par le sponsor.
Source : 22 CFR § 62.31.
Quel que soit le pays, l'ordre reste le même : le contrat écrit d'abord, l'enregistrement auprès de l'autorité ou du sponsor ensuite, les échéances récurrentes en dernier.
6. Données personnelles et RGPD
Déclarer un au pair, c'est traiter des données d'identité, de séjour et de rémunération. Ce n'est pas une charge abstraite : c'est une courte liste de règles qui, en plus, protège l'au pair.
| Principe (RGPD) | Ce que cela implique pour vous |
|---|---|
| Base légale (art. 6) | Les déclarations sociales reposent sur une obligation légale ; les autres traitements exigent une raison réelle que vous pouvez nommer. |
| Minimisation (art. 5) | Ne collectez que ce que la déclaration et le suivi exigent — pas de documents « au cas où ». |
| Transparence (art. 13) | Indiquez qui détient les données, pourquoi, pour combien de temps, et comment y accéder ou les effacer. |
| Catégories particulières (art. 9) | Santé, religion et données similaires exigent une base légale spécifique — mieux vaut généralement ne pas les collecter. |
| Décisions automatisées (art. 22) | Une décision fondée uniquement sur un algorithme, à effet significatif, nécessite une voie de revue humaine. |
| Sécurité & conservation (art. 5) | Partagez les pièces via un canal sécurisé et supprimez-les une fois l'accueil conclu ou refusé. |
Résumé d'orientation, pas un conseil juridique. Voyez comment nous traitons les données et les signalements dans notre démarche de sécurité.
7. Questions fréquentes sur la gestion administrative d'un au pair
Quelles démarches administratives la famille d'accueil doit-elle accomplir pour un au pair ?
Quatre blocs, dans l'ordre : (1) la convention d'accueil écrite (dates, heures, tâches, argent de poche, gîte et couvert) signée avant le début du séjour ; (2) la déclaration d'embauche à l'Urssaf dans les 8 jours suivant l'embauche, qui immatricule l'employeur ; (3) le paiement des cotisations patronales sur l'assiette forfaitaire « stagiaire aide familial étranger » ; (4) la déclaration nominative simplifiée (DNS) renvoyée chaque trimestre, avec paiement aux 30/04, 31/07, 31/10 et 31/01. La famille est l'employeur et la seule redevable ; l'au pair ne paie aucune cotisation sur son argent de poche.
Quel est le délai légal pour déclarer un au pair à l'Urssaf ?
La déclaration d'embauche doit être effectuée auprès de l'Urssaf dans les 8 jours suivant l'embauche. C'est ce délai que la revue réglementaire de cette fiche vérifie en priorité. Ensuite, la déclaration nominative simplifiée (DNS) est renvoyée chaque trimestre, le paiement étant dû aux 30 avril, 31 juillet, 31 octobre et 31 janvier. L'emploi au pair ne peut être déclaré ni au Cesu ni à Pajemploi — c'est un point de confusion fréquent qui peut entraîner une requalification.
Combien coûtent les cotisations Urssaf d'un au pair en 2026 ?
Au 1er juin 2026, l'assiette forfaitaire « stagiaire aide familial étranger » est de 13 × Smic horaire par semaine (160,03 €) ou 56 × Smic horaire par mois (689,36 €, Smic horaire 12,31 €). Les cotisations patronales totales s'élèvent à environ 259,50 €/mois (≈ 778,50 €/trimestre) : 216,25 €/mois de Sécurité sociale + solidarité autonomie + Fnal, et 43,25 €/mois d'Ircem retraite complémentaire + CEG. Le taux effectif global est de 37,64 %. Seules les cotisations patronales sont dues : l'au pair ne doit ni cotisation salariale, ni CSG, ni CRDS. À titre indicatif, à confirmer sur l'outil officiel Urssaf.
Faut-il déclarer un au pair au Cesu ou à Pajemploi ?
Non. L'emploi d'un au pair ou d'un stagiaire aide familial ne peut être déclaré ni au Cesu ni à Pajemploi. La déclaration se fait directement auprès de l'Urssaf au titre de la catégorie « stagiaire aide familial étranger ». Confondre les dispositifs est l'une des erreurs administratives les plus courantes : le « salarié au pair » est un dispositif distinct et ce faux ami entraîne des déclarations erronées.
Dans quel pays la déclaration administrative est-elle la plus lourde ?
Les obligations dépendent de la destination. En France, la famille est employeur et déclare à l'Urssaf (8 jours, puis DNS trimestrielle). En Allemagne, un contrat écrit est requis et l'approbation de la Bundesagentur für Arbeit est nécessaire pour les ressortissants de pays tiers, avec une assurance obligatoire et un argent de poche minimum (≈ 280 €/mois, soit 280–600 €/mois logé-nourri selon les référentiels). Aux États-Unis, c'est le programme J-1 de 22 CFR 62.31 : un sponsor désigné gère l'enregistrement du placement. La famille ne dépose pas le dossier au même endroit selon le pays.
Que se passe-t-il en cas de déclaration tardive ou d'oubli ?
Un retard de déclaration expose la famille à des majorations et à une régularisation forcée — et surtout, une absence de déclaration peut faire requalifier l'accueil en emploi dissimulé. C'est pourquoi la déclaration sous 8 jours est une échéance ferme, et non une formalité souple. Lorsque le plafond de 5 h/jour ou 25 h/semaine est dépassé, la situation peut également être requalifiée en emploi domestique. En cas de doute, confirmez toujours auprès de l'Urssaf avant l'échéance plutôt qu'après.
Qu'est-ce qui peut être automatisé dans la gestion administrative d'un au pair ?
Ce qui se répète et se calcule : le rappel des échéances (8 jours, DNS trimestrielle), le calcul des cotisations sur l'assiette forfaitaire, la conservation horodatée de la convention signée et des justificatifs, et le suivi du statut de chaque obligation. Ce qui reste humain : la signature de la déclaration, la vérification qu'un montant correspond bien à la situation réelle, et l'interprétation d'un cas particulier. L'automatisation supprime les oublis et les erreurs de calcul ; elle ne remplace pas la responsabilité d'employeur de la famille.
Quelles données personnelles sont traitées, et comment rester conforme au RGPD ?
Déclarer un au pair implique de traiter des données d'identité, de séjour et de rémunération. Au titre du RGPD, la famille ou la plateforme agit comme responsable du traitement : elle doit disposer d'une base légale (obligation légale pour les déclarations sociales), ne collecter que le nécessaire (minimisation), informer la personne (transparence), sécuriser les pièces et les supprimer quand elles ne sont plus utiles. Les données de santé ou de religion sont des catégories particulières (article 9) qui exigent une base spécifique. Toute décision significative automatisée doit laisser une voie de revue humaine (article 22).
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